wsj mail kleinDe Amerikaanse organisatie is bezig om mails te sturen naar de jeugddeelnemers van het Nederlands contingent. In dit bericht vind je een toelichting op deze mails. Deze mails, die doorverwijzen naar toestemmingsformulieren, zijn erg belangrijk en enkele formulieren zijn verplicht om in te vullen.

Fase 1 – Inschrijven

Nadat u uw zoon/dochter ingeschreven heeft bij het Nederlands contingent, hebben wij alle jeugdleden ingeschreven bij de Amerikaanse jamboree-organisatie. Die fase is inmiddels afgerond.

Fase 2 - Acknowledgement and Consent Forms

De Amerikaanse organisatie zet nu , eerder dan door ons verwacht, een tweede stap: Zij versturen een verzoek tot bevestiging van de inschrijving en ook vier toestemmingsformulieren naar alle deelnemers aan de World Scout Jamboree.

Deze mail van het mailadres 2019 World Scout Jamboree <Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.> wordt gestuurd naar het mailadres van de ouders, dat bij de inschrijving als eerste is opgegeven. In deze mail staat een unieke registratiecode en een verwijzing naar een website.

Op deze site staan vier formulieren, die ingevuld moeten worden. De makkelijkste manier is om deze formulieren uit te printen, te ondertekenen, te scannen en weer te uploaden. Het gaat om de volgende formulieren:

  • Formulier 1: Risk Acknowledgement – Toestemming om deel te nemen aan de diverse activiteiten op de World Scout Jamboree
  • Formulier 2: Medical Consent to Treat – Toestemming voor medische behandeling
  • Formulier 3: Whitewater Rafting Release – Toestemming om mee te doen aan het Raften
  • Formulier 4: Immunization Exemption (if applicable) – Vrijstelling van vaccinaties (indien gewenst). Alleen in te vullen wanneer u een vrijstelling wilt voor de verplichte of aanbevolen vaccinaties.

Formulier 1 en 2 zijn verplicht. Formulier 3 is niet verplicht, maar wanneer dit niet aanwezig is, mag de jeugddeelnemer niet raften. Formulier 4 is een eigen keus.

De formulieren staan ook op de website van het Nederlands contingent. Hier zal ook op korte termijn een uitleg te vinden zijn over hoe deze stappen doorlopen kunnen worden.

Overigens is het nu het moment om nu alvast een paspoort aan te vragen als dat nog niet is gebeurd. Het paspoort moet geldig zijn tot na terugkomst in Nederland. Tijdens het volgende troepweekend in maart is het de bedoeling, dat alle deelnemers een kopie meenemen van hun paspoort, dat ze komende zomer tijdens de reis gaan gebruiken.

Binnenkort ontvangt u meer informatie over de paspoorten, over fase 3 van de inschrijving en over een aantal andere formulieren die nog ingevuld moeten worden.

Als u de mail van de Amerikaanse organisatie niet in uw inbox vindt, kan deze ook in de spambox terecht gekomen zijn.